Thứ nhất, là hoạt động bổ trợ tư pháp
Theo định nghĩa tại Từ điển Luật học thì “Bổ trợ tư pháp là trợ giúp, tạo điều kiện cho hoạt động tư pháp tiến
hành thuận lợi, nhanh chóng, chính xác bằng cách cung cấp hồ sơ, chứng cứ, phản
biện cho các khâu, đoạn trong quá trình điều tra, truy tố, xét xử, đồng thời
giúp cho các cá nhân, công dân, tổ chức bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của
mình”[1].
Hoạt động lập vi bằng của thừa
phát lại là hoạt động xác lập chứng cứ. Khi thực hiện công việc này, thừa phát
lại với tư cách là người được Nhà nước trao quyền chứng kiến các sự kiện, hành
vi để xác lập nên vi bằng. Vi bằng là sản phẩm của hoạt động lập vi bằng, chứa
đựng các thông tin về sự kiện, hành vi mà thừa phát lại trực tiếp chứng kiến.
Trong hoạt động giải quyết vụ việc tại Tòa án, vi bằng giúp Tòa án xác định được
sự thật khách quan đã diễn ra mà không phải mất nhiều thời gian để thu thập,
xem xét, đánh giá chứng cứ, qua đó rút ngắn được thời gian giải quyết vụ việc. Đối
với luật sư, hoạt động lập vi bằng đóng vai trò là công cụ, phương tiện để luật
sư thu thập chứng cứ, phản biện với bên đối lập, bảo vệ quyền và lợi ích hợp
pháp cho khách hàng. Đối với lĩnh vực công chứng, hoạt động lập vi bằng “bổ khuyết” cho hoạt động này khi công
chứng viên không có thẩm quyền chứng nhận hết tất cả quá trình giao dịch giữa
các bên.
Hình minh họa
Đối với người dân, doanh
nghiệp, hoạt động lập vi bằng có ý nghĩa tạo lập, lưu giữ chứng cứ về giao dịch,
qua đó giúp các bên thêm tin tưởng lẫn nhau, tích cực tiến hành và thực hiện
đúng nghĩa vụ của mình. Khi phát sinh mâu thuẫn, bất đồng, các bên có vi bằng
kiểm tra, đối chứng nhằm xác định quyền và nghĩa vụ của các bên, tự giải quyết mâu
thuẫn, bất đồng mà không phải yêu cầu Tòa án, Trọng tài thương mại giải quyết.
Hai cơ quan này vì thế mà cũng được giảm tải công việc.
Do đó, hoạt động lập vi bằng
có vai trò là một hoạt động bổ trợ tư pháp, trợ giúp đắc lực cho hoạt động của
các chức danh tư pháp, bổ trợ tư pháp khác.
Thứ hai, do thừa phát lại trực tiếp thực hiện
Thứ hai, do thừa phát lại trực tiếp thực hiện
Sau khi tiếp nhận yêu cầu lập
vi bằng của đương sự, thừa phát lại phải trực tiếp chứng kiến, lập vi bằng mà
không được giao lại cho thư ký hay ủy quyền cho bất kỳ một cá nhân, tổ chức nào
khác thực hiện.
Điều này xuất phát từ hai lý
do: Một là, chỉ có người trực tiếp chứng kiến toàn bộ sự việc mới có đầy đủ
thông tin để xác lập một văn bản ghi nhận lại những gì mình làm chứng, khẳng định
nội dung đó là sự thật, khách quan; hai là, vi bằng là một tài liệu có giá trị
chứng cứ, vậy nên chủ thể xác lập phải là người có đủ tư cách pháp lý tức được
Nhà nước bổ nhiệm và đạt một trình độ chuyên môn nhất định, đủ điều kiện để thực
hiện hoạt động này. Do đó, chỉ có thừa phát lại mới có thẩm quyền lập vi bằng.
Khi lập vi bằng, thừa phát lại
phải là người trực tiếp có mặt, chứng kiến toàn bộ sự kiện, hành vi, ghi chép
các thông tin. Sau đó, thừa phát lại soạn thảo vi bằng, ký hồ sơ vi bằng, cam
đoan về tính xác thực, khách quan về những sự kiện, hành vi mà mình mô tả trong
vi bằng. Trong quá trình này, thừa phát lại có thể yêu cầu thư ký nghiệp vụ hỗ
trợ (quay phim, chụp hình, đo đạc, ghi chép, soạn thảo vi bằng); mời các bên khác
tham gia (đơn vị giám định, đại diện của chính quyền địa phương, người phiên dịch)
nếu thấy cần thiết nhưng thừa phát lại là người duy nhất chịu trách nhiệm về
tính xác thực của các hành vi, sự kiện nêu trong vi bằng.
Thứ ba, được thực hiện theo một trình tự, thủ tục theo luật định
Thứ ba, được thực hiện theo một trình tự, thủ tục theo luật định
Các hoạt động xảy ra thường xuyên, mang tính chất pháp lý, ảnh
hưởng đến quyền lợi của các chủ thể khác dù là do cơ quan nhà nước hay tổ chức
tư nhân thực hiện thì thường được pháp luật quy định về trình tự, thủ tục để
các chủ thể có liên quan thực hiện. Hoạt động lập vi bằng cũng không ngoại lệ.
Đây là một công việc mang tính chất công nhằm ghi nhận các thông tin để xác lập
chứng cứ nhưng được Nhà nước trao quyền cho tư nhân thực hiện. Vi bằng được Tòa
án và các bên sử dụng làm cơ sở xác định quyền và nghĩa vụ của các bên liên
quan. Như vậy, đây là văn bản rất quan trọng trong lĩnh vực tư pháp và trong đời
sống giao dịch. Do đó, hoạt động lập vi bằng cần được tiến hành theo một trình
tự, thủ tục nhất định để đảm bảo sự chặt chẽ và hợp pháp. Về cơ bản, thủ tục lập
vi bằng trải qua các bước gồm: Tiếp nhận yêu cầu lập vi bằng; thỏa thuận về việc
lập vi bằng; tiến hành lập vi bằng; bàn giao và lưu trữ vi bằng.
Ngoài ra, trường hợp vi bằng cần có xác nhận hoặc đăng ký tại cơ
quan có thẩm quyền thì thừa phát lại cũng phải thực hiện thủ tục này thì vi bằng
mới phát sinh hiệu lực.
Thứ tư, vi bằng phải được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền
Thứ tư, vi bằng phải được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền
Đăng ký vi bằng là hoạt động mà thừa phát lại khai báo với cơ
quan có thẩm quyền về vi bằng mà mình đã lập. Hiện nay, trong quản lý hành
chính, chúng ta có nhiều thủ tục liên quan đến việc đăng ký với cơ quan có thẩm
quyền như đăng ký kinh doanh, đăng ký đầu tư, đăng ký tạm trú, đăng ký giao dịch
bảo đảm… Việc đăng ký này tùy từng trường hợp mà có những mục đích, ý nghĩa
khác nhau nhưng tất cả các thủ tục này đều có điểm chung là nhằm để cung cấp
cho cơ quan có thẩm quyền thông tin của một hoạt động cụ thể để quản lý. Việc
đăng ký vi bằng cũng có mục đích tương tự là để cung cấp cho cơ quan quản lý các
thông tin về vi bằng được xác lập, giúp Nhà nước kiểm soát hoạt động lập vi bằng.
Hiện nay, Sở Tư pháp là cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ
đăng ký vi bằng. Sở Tư pháp là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh,
thực hiện các công việc theo phân công, trong đó có việc quản lý các chức danh
bổ trợ tư pháp. Thừa phát lại là một chức danh bổ trợ tư pháp; hoạt động lập vi
bằng là một hoạt động bổ trợ tư pháp. Do đó, Sở Tư pháp là cơ quan có trách nhiệm
tiếp nhận hồ sơ đăng ký các vi bằng do thừa phát lại lập.
Về phương thức, trình tự đăng ký vi bằng, khoản 4 Điều 26 Nghị định
số 61 quy định vi bằng được lập thành 03 bản chính: 01 bản giao người yêu cầu;
01 bản gửi Sở Tư pháp để đăng ký trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày lập
vi bằng; 01 bản lưu trữ tại văn phòng thừa phát lại theo quy định của pháp luật
về chế độ lưu trữ đối với văn bản công chứng. Theo quy định này, thừa phát lại
sẽ nộp một bản chính vi bằng để đăng ký tại Sở Tư pháp. Đây là hình thức nộp hồ
sơ trực tiếp, truyền thống. Theo tác giả, với sự phát triển của khoa học kỹ thuật
và nỗ lực cải cách hành chính của Nhà nước ta, thủ tục đăng ký vi bằng có thể thực
hiện trực tuyến. Đến một thời điểm nhất định, khi pháp luật về chế định thừa
phát lại đã chặt chẽ và thừa phát lại đã khẳng định được uy tín của mình trong
xã hội thì có thể bỏ thủ tục đăng ký vi bằng. Ở Cộng hòa Pháp, vi bằng do thừa
phát lại lập không phải đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền.
Nguồn: Trích Luận văn "Hoạt động lập vi bằng của Thừa phát lại theo pháp luật Việt Nam" của tác giả Hoàng Đức Hoài, bảo vệ tại Đại học kinh tế - Luật năm 2019.
