Blog Thừa phát lại – Chế
định thừa phát lại đã được áp dụng chính thức trên cả nước từ ngày 01/01/2016.
Tuy nhiên, cho đến nay, các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh hoạt động này
đều được ban hành từ thời gian thí điểm. Do đó, một số quy định bộc lộ những hạn
chế, chưa phù hợp với thực tiễn của hoạt động thừa phát lại hiện tại. Trong đó,
nổi bật là công tác đăng ký vi bằng. Để giúp mọi người hiểu hơn về vấn đề này,
Hoài xin có một số trao đổi dưới đây. Thuật ngữ “Dự thảo Nghị định về thừa
phát lại” được sử dụng trong bài viết này là bản Dự thảo Nghị định về tổ
chức và hoạt động thừa phát lại đăng tải tại Trang Thông tin điện tử của Bộ Tư
pháp (http://moj.gov.vn/dtvb/pages/chi-tiet.aspx?itemid=321,
truy cập lần cuối ngày 07/8/2019.
Theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 61/2009/NĐ-CP ngày 24/7/2009 được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 135/2013/NĐ-CP ngày 18/10/2013 thì sau khi lập vi bằng, văn phòng thừa phát lại phải
gửi 01 bản chính đến Sở Tư pháp nơi văn phòng thừa phát lại đặt trụ sở để đăng
ký trong thời hạn 03 ngày làm việc. Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc
kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng thừa phát
lại. Sở Tư pháp có quyền từ chối đăng ký nếu phát hiện thấy việc lập vi bằng
không đúng thẩm quyền, không thuộc phạm vi lập vi bằng hoặc vi bằng không được
gửi đúng thời hạn để đăng ký theo quy định.
 |
| Một Thông báo xác nhận vi bằng đã được đăng ký hợp lệ tại Sở Tư pháp (Nguồn: thuaphatlaithuduc.vn) |
Vi bằng sau khi được lập xong phải đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền
là một thủ tục cần thiết, bởi vì: Thứ nhất, chế định thừa phát lại vừa mới được
triển khai, số lượng văn bản pháp luật đều chỉnh còn ít nên rất dễ xảy ra những
thiếu sót về mặt nghiệp vụ, do đó cần một cơ chế kiểm tra, giám sát để giúp hoàn
thiện nghiệp vụ; thứ hai, chế định này chưa được biết đến rộng rãi, chưa tạo
được niềm tin vững chắc trong toàn bộ người dân lẫn cơ quan Nhà nước nên cần có
sự kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước như một hình thức “bảo chứng” cho giá trị của vi bằng; thứ
ba, hoạt động lập vi bằng có mục đích là xác lập chứng cứ một cách nhanh chóng,
kịp thời để sử dụng trong tố tụng và trong các quan hệ pháp lý khác. Thay đổi
thời điểm xảy ra các sự kiện, hành vi được nêu trong vi bằng có thể dẫn đến
việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên. Vậy nên,
thủ tục đăng ký vi bằng như một hình thức mà Nhà nước sử dụng nhằm giám sát các
mốc thời gian được nêu trong nội dung vi bằng, tránh sự ngụy tạo chứng cứ.
Hiện nay, có nhiều quan điểm khác nhau về phạm vi thẩm quyền của
Sở Tư pháp trong hoạt động đăng ký vi bằng. Quan điểm thứ nhất cho rằng, hoạt
động đăng ký vi bằng là cần thiết, là hình thức để Nhà nước kiểm tra, giám sát
hoạt động lập vi bằng của thừa phát lại nhưng việc đăng ký vi bằng chỉ nên dừng
lại ở mặt thủ tục mà không không “kiểm
soát nội dung vi bằng”[1].
Phần nội dung nên để thừa phát lại tự chịu trách nhiệm bởi chính thừa phát lại
chứ không phải đại diện của Sở Tư pháp là người chứng kiến sự việc, xác lập vi
bằng. Do đó, Nhà nước nên để thừa phát lại chịu trách nhiệm về vi bằng do mình
lập trước pháp luật và quản lý nội dung vi bằng thông qua các quy định rõ ràng,
chi tiết về các trường hợp được lập vi bằng để thừa phát lại thực hiện. Thậm
chí, có Sở Tư pháp còn mạnh dạn đề xuất việc đăng ký vi bằng tại Sở Tư pháp chỉ
đăng ký “về hình thức ngày, tháng để
tránh việc ngụy tạo chứng cứ”[2].
Quan điểm thứ hai cho rằng, nên tiếp tục duy trì việc xem xét về phạm vi và
thẩm quyền lập vi bằng khi đăng ký để kiểm soát hoạt động này[3].
Quan điểm thứ ba thì đề nghị, Nhà nước nên bỏ thủ tục đăng ký vi bằng[4],[5].
Tác giả ủng hộ quan điểm quan điểm thứ nhất tức Sở Tư pháp vẫn
là đầu mối, đại diện Nhà nước tiếp nhận hồ sơ đăng ký vi bằng để kiểm tra, giám
sát hoạt động này nhưng khi tiếp nhận vi bằng, Sở Tư pháp chỉ kiểm tra về hình
thức, phạm vi địa hạt lập vi bằng, còn về nội dung vi bằng, thừa phát lại là
người chịu trách nhiệm. Bởi vì:
Thứ nhất, người trực tiếp chứng kiến hành vi, sự kiện nêu trong
vi bằng là thừa phát lại mà không phải là đại diện Sở Tư pháp. Chủ thể không
trực tiếp chứng kiện sự kiện, hành vi thì khó có ý kiến đánh giá về các sự
trùng khớp nội dung vi bằng với sự việc diễn ra trên thực tế.
Thứ hai, về nguyên tắc, khi Nhà nước giao nhiệm vụ, quyền hạn
cho một chủ thể nhất định mà chủ thể này thực hiện không đúng, gây thiệt hại
cho chủ thể khác thì phải bồi thường. Nhà nước giao Sở Tư pháp quyền kiểm soát
nội dung của vi bằng thì phải quy định trách nhiệm của Sở Tư pháp khi từ chối
đăng ký một vi bằng hợp lệ hoặc chấp thuận đăng ký một vi bằng có vi phạm. Tuy
nhiên, rất khó để ràng buộc trách nhiệm của Sở Tư pháp trong trường hợp này vì
hoạt động lập vi bằng do tư nhân thực hiện, thu phí dịch vụ và không nộp các
khoản phí này về ngân sách nhà nước ngoại trừ nghĩa vụ nộp thuế theo quy định.
Hiện nay, Sở Tư pháp không thu bất kỳ khoản phí nào liên quan đến hoạt động lập
vi bằng. Dù sắp tới có thể có lệ phí đăng ký vi bằng nhưng về bản chất, phí này
chỉ là phí tượng trưng để cơ quan nhà nước kiểm tra hồ sơ, bù đắp chi phí cơ sở
vật chất lưu trữ vi bằng mà khó có thể được thu nhiều hơn vì vi bằng hoàn toàn
là kết quả làm việc của thừa phát lại.
Các bất cập và kiến nghị khắc phục
Thứ nhất, thời hạn đăng ký vi bằng đang có sự bất cập. Theo quy
định, việc đăng ký vi bằng phải thực hiện “trong
thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày lập vi bằng”. Khái niệm “ngày lập vi bằng” ở đây được hiểu là
ngày xảy ra sự kiện, hành vi được thừa phát lại chứng kiến, lập vi bằng hoặc
ngày kết thúc nếu sự kiện, hành vi đó diễn ra từ hai ngày trở lên. Trên thực
tiễn, đối tượng lập vi bằng rất đa dạng, có thể đơn giản hoặc phức tạp. Do đó,
thời gian lập vi bằng có thể ngắn hoặc dài. Tại thời điểm lập vi bằng, thừa
phát lại chỉ thực hiện các thao tác lập vi bằng như ghi chép các chi tiết, đo
đạc, quay phim, chụp hình, ghi âm… mà chưa soạn thảo, hoàn thiện vi bằng. Đối
với những vi bằng phức tạp, kéo dài thì thời gian soạn thảo, hoàn thiện vi bằng
có thể vượt quá thời hạn đăng ký vi bằng. Điều này dẫn đến việc văn phòng thừa
phát lại không kịp hoàn tất vi bằng để đăng ký đúng thời hạn theo quy định.
Ví dụ, theo yêu cầu của văn phòng luật sư P, văn phòng thừa phát
lại quận Thủ Đức tiến hành lập vi bằng ghi nhận nội dung 193 đường dẫn website
có nội dung vi phạm pháp luật về sở hữu trí tuệ liên quan đến lĩnh vực điện ảnh.
Thời gian lập vi bằng tại hiện trường là 07 tiếng nhưng thời gian hoàn thiện vi
bằng là 4 ngày với 50 trang vi bằng và nhiều tài liệu video, hình ảnh đính kèm[6].
Do đó, nếu áp dụng đúng quy định về thời hạn thì vi bằng này sẽ bị trễ hạn đăng
ký.
Ngoài ra, ở một số địa phương có diện tích rộng thì thời hạn
đăng ký vi bằng là hai ngày làm việc liệu đã hợp lý. Thời gian di chuyển và chờ
hoàn tất thủ tục đăng ký vi bằng của các văn phòng thừa phát lại tại huyện miền
núi, hải đảo đến Sở Tư pháp có thể mất một ngày. Bên cạnh đó, về lý thuyết, các
văn phòng thừa phát lại tại các địa phương này sẽ ít khách hàng hơn các văn
phòng ở khu đô thị trung tâm. Do đó, thời hạn đăng ký vi bằng ngắn cũng là một
gánh nặng về chi phí, nhân lực và thời gian đối với các văn phòng này.
Điều 42 Dự thảo Nghị định về thừa phát lại đã nâng thời hạn đăng
ký vi bằng lên thành năm ngày. Tác giả đồng tình với quy định mới về thời hạn
nêu trong Dự thảo. Tuy nhiên, mốc thời gian để bắt đầu tính thời hạn trong Dự
thảo Nghị định về thừa phát lại vẫn giữ nguyên là “ngày lập vi bằng”. Đối với những sự kiện, hành vi kéo dài, thừa
phát lại chứng kiến, ghi nhận khối lượng lớn thông tin thì sẽ cần nhiều thời
gian hoàn thiện vi bằng. Do đó, mốc thời gian để bắt đầu tính thời hạn cần quy
định là ngày hoàn thiện vi bằng (soạn thảo, ký tên, đóng dấu). Tuy nhiên, thời
gian hoàn thiện vi bằng phải được giới hạn trong một thời hạn hợp lý để tránh
trường hợp thừa phát lại lạm dụng, kéo dài thời gian đăng ký vi bằng, ảnh hưởng
đến việc sử dụng vi bằng của đương sự. Trường hợp khách hàng có nhu cầu nhận vi
bằng sớm thì có thể thỏa thuận với văn phòng thừa phát lại trong hợp đồng dịch
vụ.
 |
| Hình ảnh 1 vi bằng (Nguồn: doisongvietnam.vn) |
Thứ hai, phương thức đăng ký vi bằng cũng đang có bất cập. Khoản 4, khoản 5 Điều 26 Nghị định số
61 được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 135 quy định văn phòng thừa phát lại
chỉ phải gửi cho Sở Tư pháp một bản chính vi bằng để đăng ký. Việc Sở Tư pháp
không đóng dấu xác nhận đã đăng ký trực tiếp trên ba bản chính vi bằng sẽ gây
khó khăn cho người dân khi có nhu cầu sử dụng ngay tài liệu này bởi theo quy
định thì vi bằng được xem là hợp lệ khi đã đăng ký tại Sở Tư pháp. Người dân
khi sử dụng vi bằng đặc biệt là sử dụng tại Tòa án buộc phải chứng minh là vi
bằng đã được đăng ký.
Ngoài ra, không loại trừ khả năng bản chính vi bằng đã đăng ký
với bản chính vi bằng phát hành cho khách hàng sử dụng có nội dung không trùng
khớp với nhau. Bởi lẽ, Sở Tư pháp chỉ được cung cấp một bản chính vi bằng để
kiểm tra, xác nhận đăng ký. Khi cần chứng minh vi bằng đã được đăng ký, Tòa án
không đối chiếu nội dung giữa ba bản chính vi bằng mà chỉ căn cứ trên văn bản
xác nhận vi bằng đã được đăng ký do Sở Tư pháp cung cấp để xác định vi bằng
được lập đúng trình tự, thủ tục pháp luật quy định để sử dụng.
Khoản
4 Điều 40, khoản 1 Điều 42 của Dự thảo Nghị định về thừa phát lại không quy
định là các văn phòng thừa phát lại phải nộp tất cả bản chính vi bằng cho Sở Tư
pháp để Sở Tư pháp kiểm tra và xác nhận việc đăng ký nên chưa giải quyết được các
bất cập nêu trên. Tuy nhiên, khoản 1 Điều 42 của Dự thảo Nghị định về thừa phát
lại có một điểm mới, tiến bộ mà tác giả rất đồng tình là vi bằng có thể được
đăng ký bằng hình thức trực tiếp hoặc qua đường bưu chính hoặc trực tuyến. Hiện
nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển, việc xây dựng một cơ sở dữ liệu
điện tử về đăng ký và tra cứu vi bằng tương tự cơ sở dữ liệu điện tử về công
chứng là khả thi. Hệ thống cơ sở dữ liệu về vi bằng phải đảm bảo không có sự
can thiệp làm thay đổi nội dung của vi bằng đã cung cấp thông tin lên hệ thống,
có sự phân quyền hợp lý, thuận tiện cho sử dụng, theo dõi, quản lý. Các văn
phòng có thể sao chụp hồ sơ vi bằng và đăng ký qua cổng thông tin điện tử về vi
bằng. Điều này sẽ tiết kiệm được kinh phí, nhân lực và thời gian cho cả văn
phòng thừa phát lại lẫn Sở Tư pháp.
Trên cơ sở những bất cập về thời hạn và phương thức đăng ký vi
bằng nêu trên, tác giả kiến nghị sửa đổi, bổ sung khoản 1, khoản 2 Điều 42 của
Dự thảo Nghị định về thừa phát lại như sau:
“1. Trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày hoàn thiện vi bằng, văn phòng Thừa
phát lại phải gửi tất cả bản chính vi bằng đến Sở Tư pháp nơi đặt trụ sở của văn
phòng để thực hiện đăng ký theo hình thức trực tiếp hoặc qua đường bưu chính.
Trường hợp chi nhánh, văn phòng đại diện lập vi bằng thì phải gửi vi bằng tới
Sở Tư pháp, nơi đặt trụ sở của chi nhánh, văn phòng đại diện. Thời gian hoàn thiện vi bằng không được quá
05 ngày làm việc kể từ thời điểm kết thúc sự kiện, hành vi được lập vi bằng.
Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư
pháp căn cứ vào thẩm quyền, phạm vi, thời hạn gửi vi bằng để thực hiện việc xác nhận vi bằng đã được đăng ký trên tất cả
bản chính vi bằng.
2. Các địa phương
nghiên cứu thiết lập mạng thông tin đăng ký vi bằng trực tuyến để thực hiện
thay thế cho hoạt động đăng ký vi bằng trực tiếp hoặc qua bưu điện nêu trên”.
Thứ ba,
đó là bất cập về phạm vi thẩm quyền của Sở Tư pháp trong thủ tục đăng ký vi
bằng. Theo quy định, vi bằng được xem là hợp lệ khi đã được đăng ký tại Sở Tư
pháp. Khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký, Sở Tư pháp vừa kiểm tra về mặt nội dung lẫn
kiểm tra hình thức vi bằng. Nếu vi bằng được lập hợp pháp thì trong thời hạn 02
ngày làm việc, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng, ngược lại, Sở Tư pháp
phải từ chối đăng ký. Như vậy, Sở Tư pháp có vai trò rất quan trọng trong hoạt
động lập vi bằng bởi có thể từ chối cho đăng ký một vi bằng dẫn đến vi bằng đó
không có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, Sở Tư pháp không phải là một trong các chủ
thể tham gia, chứng kiến hoạt động lập vi bằng nên việc giao quyền kiểm tra nội
dung vi bằng cho cơ quan này là không hợp lý.
Ngoài
ra, pháp luật chưa quy định Sở Tư pháp có trách nhiệm như thế nào nếu từ chối
đăng ký một vi bằng hợp lệ hoặc chấp thuận đăng ký một vi bằng có vi phạm. Điều
này dẫn đến sự lúng túng của Sở Tư pháp trong hoạt động đăng ký vi bằng và nảy
sinh tâm lý sợ trách nhiệm. Từ đó, “có
dấu hiệu đặt thêm những thủ tục, biện pháp hạn chế thẩm quyền lập vi bằng của thừa
phát lại, từ chối vi bằng của thừa phát lại không có cơ sở pháp lý đầy đủ, thậm
chí có hiện tượng “cầm tay, chỉ việc” thừa phát lại khi lập và đăng ký vi bằng”[7].
Liên quan đến vấn đề này, tác giả đã có những phân tích tại mục 2.3.4.
Dự
thảo Nghị định về thừa phát lại về cơ bản giữ nguyên quy định về việc từ chối
đăng ký vi bằng nêu tại Khoản 9 Điều 2 Nghị định số 135, cụ thể như sau: Sở Tư
pháp có quyền từ chối đăng ký nếu phát hiện thấy việc lập vi bằng không đúng
thẩm quyền, không thuộc phạm vi lập vi bằng hoặc vi bằng được gửi không đúng
thời hạn để đăng ký. Theo tác giả, từ chối đăng ký vi bằng là một quy định tiến
bộ nhằm giúp Nhà nước kiểm tra, giám sát công việc lập vi bằng của thừa phát
lại. Tuy nhiên, pháp luật nên quy định việc từ chối tiếp nhận đăng ký vi bằng theo
hướng phù hợp hơn với khả năng của Sở Tư pháp và thực tiễn hoạt động lập vi
bằng.
Tác
giả đồng tình với quy định rằng, Sở Tư pháp từ chối đăng ký vi bằng nếu vi bằng
không được gửi đúng thời hạn để đăng ký; có vi phạm quy định về bảo đảm an
ninh, quốc phòng; vi phạm bí mật đời tư; trái đạo xã hội; vi bằng ghi nhận hành
vi ký tên, điểm chỉ vào văn bản, hợp đồng, giao dịch mà theo quy định bắt buộc
phải công chứng, chứng thực. Bởi vì đây là những vi phạm rõ ràng và dễ nhận
biết.
Các
trường hợp không thuộc thẩm quyền và phạm vi lập vi bằng được nêu tại Điều 38 của
Dự thảo là các vi phạm dẫn đến vi bằng không có hiệu lực nhưng tại thời điểm
tiếp nhận hồ sơ đăng ký vi bằng, Sở Tư pháp không thể nhận biết ngay được mà
phải thông qua hoạt động kiểm tra, xác minh hoặc tiếp nhận khiếu nại. Để vô
hiệu hóa giá trị của vi bằng, chúng ta còn các cơ chế khác như giải quyết khiếu
nại, yêu cầu Tòa án giải quyết.
Trên cơ sở đó, tác giả kiến nghị sửa đổi, bổ sung khoản 3 Điều
42 Dự thảo Nghị định về thừa phát lại như sau:
“3. Sở Tư pháp có
quyền từ chối đăng ký nếu trong quá trình lập vi bằng, thừa phát lại có vi phạm
quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng; vi phạm bí mật đời tư; trái đạo xã hội;
ghi nhận hành vi ký tên, điểm chỉ vào văn bản, hợp đồng, giao dịch mà theo quy
định bắt buộc phải công chứng, chứng thực; vi bằng không được gửi đúng thời hạn
để đăng ký theo quy định”.
Thứ
tư, Sở Tư pháp đang phải bố trí số lượng lớn nhân sự, cơ sở vật chất cho hoạt
động đăng ký vi bằng. Hiện nay, công việc chủ yếu của thừa phát lại là lập vi
bằng và số lượng vi bằng được lập ngày càng nhiều. Ví dụ, vào năm 2016, Sở Tư
pháp Thành phố Hồ Chí Minh tiếp nhận đăng ký hơn 27.000 vi bằng; vào năm 2017,
con số đó tăng lên gần 56.000 vi bằng[8].
Như vậy, năm 2017, bình quân mỗi ngày làm việc, Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí
Minh tiếp nhận đăng ký gần 180 vi bằng. Tuy nhiên, pháp luật chưa có quy định
về lệ phí cho hoạt động đăng ký vi bằng để giúp Sở Tư pháp các địa phương có
nguồn thu, mở rộng cơ sở vật chất lưu trữ vi bằng. Hoạt động lập vi bằng là một
hoạt động có thu, do tư nhân thực hiện. Trước đây, trong thời gian tổ chức thí
điểm, cùng với các cơ chế khác để hỗ trợ các văn phòng thừa phát lại phát triển
thì việc không thu lệ phí đăng ký vi bằng là hợp lý. Tuy nhiên, bước vào giai
đoạn áp dụng chính thức, việc thu lệ phí đăng ký vi bằng phải được thực hiện.
Lệ phí đăng ký vi bằng có tính chất tương tự lệ phí mà tổ chức hành nghề công
chứng phải trả để sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng hoặc lệ phí đăng ký giao
dịch bảo đảm.
Dự
thảo Nghị định về thừa phát lại chưa có quy định về khoản phí này. Trên cơ sở
đó, tác giả kiến nghị bổ sung quy định về việc văn phòng thừa phát lại phải
đóng một khoản lệ phí khi đăng ký vi bằng.
[1] Nguyễn Tiến Pháp
(2017), “Một số vấn đề góp ý về Dự thảo Nghị định tổ chức và hoạt động của thừa
phát lại”, Hội thảo Nghị định về tổ chức
và hoạt động của thừa phát lại”, Quảng Ninh, ngày 16/03/2017.
[2] Sở Tư Pháp TP. Hà Nội (2017), Hội
thảo Nghị định về tổ chức và hoạt động của thừa phát lại”, Quảng Ninh, ngày
16/03/2017.
[3] Bộ Tư pháp (2016), “Tờ trình Nghị định về tổ chức và hoạt động thừa
phát lại”, Hội thảo Dự thảo Nghị định về
tổ chức và hoạt động của thừa phát lại”, TP. Hồ Chí Minh, ngày 08/12/2016.
[4] Lê Mạnh Hùng (2014), “Thực trạng hoạt động của chế định thừa phát
lại trong thời gian qua, thuận lợi, khó khăn, nguyên nhân và kiến nghị”, Hội thảo thừa phát lại: Những vướng mắc từ
thực tiễn, Báo pháp luật TP. Hồ Chí Minh, ngày 29/11/2014, tr.24.
[5] Bộ Tư pháp (2017), Báo cáo về
thực trạng lập, đăng ký vi bằng và xử lý vi phạm hành chính trong tổ chức và hoạt
động thừa phát lại, ngày 06/10/2017.
[6] Vi bằng số 317/2015/VB-TPLQ.TĐ ngày 23/9/2015 của văn phòng Thừa
phát lại Quận Thủ Đức.
[7] Nguyễn Tiến Pháp (2014), “Thẩm quyền lập vi bằng của thừa phát lại
và thủ tục đăng ký vi bằng”, Hội thảo thừa
phát lại: Những vướng mắc từ thực tiễn, Báo pháp luật TP. Hồ Chí Minh, ngày
29/11/2014, tr.65.
[8] Báo Pháp luật TP. Hồ Chí Minh. “Không được nhập nhằng khi lập vi bằng
về nhà, đất”. Internet: http://plo.vn/phap-luat/khong-duoc-nhap-nhang-khi-lap-vi-bang-ve-nha-dat-769771.html,
13/6/2018.
Trích đăng từ: Luận văn "Hoạt động lập vi bằng của Thừa phát lại theo pháp luật Việt Nam" của tác giả bảo vệ tại Đại học kinh tế - Luật năm 2019.
