Căn cứ khoản 1 Điều 2 Luật công chứng năm 2014 thì “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”. Trong phạm vi nghiên cứu của đề mục này, tác giả chỉ so sánh hoạt động lập vi bằng với hoạt động chứng nhận hợp đồng, giao dịch của công chứng viên (không bao gồm hoạt động công chứng bản dịch). Đây là hoạt động xác lập chứng cứ được tiến hành bởi công chứng viên và có một số điểm tương đồng với hoạt động lập vi bằng của thừa phát lại.
Về chủ thể
Vi bằng do thừa phát lại lập còn văn bản công chứng được công chứng viên chứng nhận. Điểm chung của hai hoạt động này là đều do những người có tiêu chuẩn, trình độ chuyên môn nhất định trực tiếp thực hiện và không kiêm nhiệm. Cụ thể, thừa phát lại và công chứng viên đều là người có trình độ cử nhân luật trở lên, đã có một quãng thời gian công tác pháp luật trước khi được bổ nhiệm, trải qua lớp đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn theo quy định và được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm. Khi thực hiện công chứng, lập vi bằng, họ phải trực tiếp thực hiện, không được ủy quyền hoặc giao cho người khác làm thay.
Một vài điểm khác nhau là: Công chứng viên phải trải qua quá trình tập sự trước khi được bổ nhiệm còn thừa phát lại thì không; một luật sư có thể được bổ nhiệm thừa phát lại ngay sau khi trải qua lớp tập huấn nhưng muốn miễn đạo tạo và được bổ nhiệm công chứng viên thì ngoài trải qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng (hình thức tương tự lớp tập huấn thừa phát lại) thì phải có thời gian hành nghề luật sư từ 05 năm trở lên.
Về đối tượng
Hoạt động công chứng có đối tượng là hợp đồng, giao dịch. Những hợp đồng, giao dịch này được pháp luật quy định bắt buộc phải công chứng hoặc pháp luật không bắt buộc nhưng các bên tự nguyện yêu cầu công chứng. Đối tượng tác động của hoạt động lập vi bằng rất đa dạng, có thể liên quan trực tiếp đến hợp đồng, giao dịch tương tự đối tượng được công chứng viên chứng nhận nhưng cũng có thể không liên quan đến hợp đồng, giao dịch. Ví dụ: Công chứng viên chứng nhận hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất còn thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận hành vi giao nhận tiền giữa các bên để thực hiện điều khoản thanh toán nêu trong hợp đồng; công chứng viên chứng nhận hợp đồng mua bán xe, thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận hành vi bàn giao xe giữa các bên.
 |
| Thừa phát lại Quảng Ninh đang lập vi bằng cho công dân (Báo Quảng Ninh) |
Đối tượng được thừa phát lại lập vi bằng nhưng không liên quan trực tiếp đến hợp đồng, giao dịch như sự kiện họp đại hội đồng cổ đông, hiện trạng nhà bị lún do nhà hàng xóm thi công, bài đăng trên trang thông tin điện tử.
Về thoả thuận dịch vụ
Pháp luật quy định khá tương đồng về thỏa thuận dịch vụ của hai hoạt động này. Căn cứ khoản 1 Điều 40, khoản 1 Điều 41 và Điều 53 Luật Công chứng năm 2014 thì công chứng viên tiến hành thủ tục công chứng trên cơ sở phiếu yêu cầu công chứng của khách hàng. Đây có thể được xem là một thỏa thuận sử dụng dịch vụ công chứng giữa khách hàng và tổ chức hành nghề công chứng. Đối với hoạt động lập vi bằng, Điều 38 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP quy định văn phòng thừa phát lại và khách hàng phải ký kết một thoả thuận lập vi bằng (hợp đồng dịch vụ) trước khi thừa phát lại tiến hành lập vi bằng. Bộ Tư pháp cũng ban hành bộ biểu mẫu về thừa phát lại, trong đó có hợp đồng dịch vụ lập vi bằng để các văn phòng thừa phát lại thực hiện[1]. Trên thực tiễn, ngoài ký hợp đồng dịch vụ, các văn phòng thừa phát lại cũng đề nghị khách hàng ký văn bản yêu cầu lập vi bằng (phiếu yêu cầu lập vi bằng) để lưu hồ sơ.
 |
| Hình ảnh tại một văn phòng công chứng (Nguồn: internet) |
Tuy có điểm tương đồng, nhưng thoả thuận dịch vụ giữa hai hoạt động này có sự khác nhau về nội dung thỏa thuận và phí dịch vụ. Về nội dung, thỏa thuận lập vi bằng của thừa phát lại là một hợp đồng với nhiều điều khoản ràng buộc, chi tiết về phạm vi và đối tượng lập vi bằng; phiếu yêu cầu công chứng có nội dung đơn giản hơn, chủ yếu là nội dung đề nghị công chứng và liệt kê các giấy tờ do đương sự cung cấp. Về phí dịch vụ, pháp luật đã quy định biểu phí công chứng và biểu phí này được tổ chức công chứng công khai tại trụ sở nên thông thường các bên không thỏa thuận mà khách hàng đã ngầm chấp nhận phí này khi yêu cầu công chứng; ngược lại, thỏa thuận lập vi bằng thì quy định rất rõ, chi tiết về phí dịch vụ lập vi bằng vì theo quy định, đây là nội dung do văn phòng thừa phát lại thoả thuận với khách hàng.
Về hình thức
Vi bằng và văn bản công chứng đều có hình thức là văn bản nhưng giữa chúng có những điểm khác biệt nhất định.
Văn bản công chứng gồm hai bộ phận là nội dung cần công chứng (hợp đồng, giao dịch) và lời chứng của công chứng viên. Phần nội dung cần công chứng có chữ ký của các bên xác lập, giao kết văn bản và đóng dấu (nếu là tổ chức). Phần lời chứng có chữ ký của công chứng viên, dấu của văn phòng công chứng. Công chứng viên ký tên, đóng dấu giáp lai lên nội dung cần công chứng. Văn bản công chứng không đính kèm các tài liệu có liên quan khác.
Vi bằng gồm phần nội dung vi bằng do thừa phát lại lập và các tài liệu đính kèm khác mà thừa phát lại thu thập được trong quá trình lập vi bằng. Thừa phát lại và các bên tham gia đều ký tên đầy đủ vào vi bằng. Tài liệu đính kèm này rất đa dạng bao gồm: Hình ảnh, thiết bị lưu trữ chứa tập tin hình ảnh, tập tin ghi âm, biên bản làm việc giữa các bên… Thừa phát lại thường xuyên đính kèm các tài liệu này nhằm minh chứng cho nội dung của vi bằng là đúng sự thật, khách quan. Càng về sau, thừa phát lại càng chú trọng đính kèm các tài liệu mà thừa phát lại ghi nhận, thu thập được đồng thời hạn chế sử dụng từ ngữ mô tả trong vi bằng.
Về nội dung
Vi bằng là lời làm chứng đơn phương của thừa phát lại ghi nhận những sự kiện, hành vi có thực, đã xảy ra theo sự chứng kiến của thừa phát lại nhưng không khẳng định, đánh giá tính hợp pháp hoặc quan hệ nguyên nhân, kết quả của các sự kiện, hành vi này. Hoạt động công chứng thì khác, đó là hành vi của công chứng viên chứng nhận, bảo đảm tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Hay nói cách khác, công chứng viên khi công chứng phải thực hiện hai công việc là xác nhận tính có thực, và xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Thừa phát phát lại chỉ làm một công việc là xác nhận tính có thực của sự kiện, hành vi. Do phải xác nhận tính có thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch nên trước khi công chứng, công chứng viên được quyền yêu cầu các chủ thể liên quan cung cấp các thông tin cần thiết như giấy tờ tùy thân, giấy tờ về đối tượng của hợp đồng, giao dịch. Ngược lại, thừa phát lại không được quyền yêu cầu các bên liên quan (ngoại trừ người yêu cầu lập vi bằng) cung cấp các thông tin tương tự. Do đó, các thông tin về tài sản, nhân thân của chủ thể khác (nếu có) ở trong vi bằng thường không đầy đủ.
Ngoài ra, phần thông tin có giá trị để sử dụng từ kết quả của hoạt động công chứng chính là nội dung hợp đồng, giao dịch được các đương sự giao kết, xác lập (văn bản do khách hàng lập). Nhưng thông tin có giá trị sử dụng từ kết quả hoạt động lập vi bằng chính là nội dung vi bằng (văn bản do thừa phát lại lập).
Về giá trị pháp lý
Vi bằng do thừa phát lại lập có giá trị nguồn chứng cứ để Toà án xem xét giải quyết vụ án. Trong một vụ việc được Tòa án thụ lý, các bên đều có quyền và nghĩa vụ cung cấp chứng cứ cho Tòa án để chứng minh yêu cầu của mình là hợp pháp, phản bác lại lập luận của bên đối lập. Vi bằng của thừa phát lại chứa đựng các thông tin có thật, khách quan nên được các bên sử dụng để chứng minh, Tòa án cũng sử dụng để xem xét, đánh giá vụ việc và đưa ra phán quyết phù hợp với quy định của pháp luật. Ngoài ra, vi bằng còn là căn cứ để thực hiện các giao dịch pháp lý khác theo quy định của pháp luật. Trên thực tiễn, vi bằng được lập chủ yếu nhằm mục đích lưu giữ chứng cứ để phòng ngừa tranh chấp tại Tòa án. Ví dụ, các bên yêu cầu lập vi bằng về hiện trạng nhà ở trước khi cho thuê nhằm tránh tranh chấp hiện trạng nhà sau khi kết thúc thời hạn thuê; vi bằng về việc giao nhận tiền mua bán nhà nhằm phòng ngừa tranh chấp về việc thanh toán của giao dịch mua bán nhà.
Văn bản công chứng vừa có giá trị chứng cứ vừa có giá trị thi hành. Thực tiễn cho thấy, giá trị thi hành của văn bản công chứng được sử dụng thường xuyên hơn giá trị chứng cứ tại Tòa án. Các bên yêu cầu công chứng viên công chứng hợp đồng, giao dịch là để xác lập, tiến hành và hoàn tất các thoả thuận, giao dịch của mình. Ví dụ, việc công chứng hợp đồng mua bán căn hộ chung cư nhằm ghi nhận việc chuyển giao quyền sở hữu căn hộ giữa các bên, đồng thời để các bên hoàn tất thủ tục đóng thuế thu nhập, lệ phí trước bạ và đăng ký giấy chứng nhận sang tên người mua, nếu chậm trễ sẽ bị phạt theo quy định.
Về phí dịch vụ
Căn cứ Điều 66, Điều 67 và Điều 68 của Luật Công chứng năm 2014 thì có ba loại chi phí trong hoạt động công chứng là: Phí công chứng, thù lao công chứng (soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ, văn bản...) và các chi phí khác (như xác minh, giám định, công chứng ngoài trụ sở…). Trong đó, phí công chứng được quy định thành biểu phí chi tiết theo từng hợp đồng, giao dịch áp dụng cho tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên cả nước. Thù lao công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành theo mức trần và áp dụng cho các tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở trong địa bàn tỉnh, thành đó. Các chi phí khác do tổ chức hành nghề công chứng và người yêu cầu công chứng thỏa thuận trên cơ sở bảng nguyên tắc tính phí do chính tổ chức công chứng tự quy định và niêm yết.
Phí dịch vụ lập vi bằng do văn phòng thừa phát lại và người yêu cầu lập vi bằng thỏa thuận trên cơ sở khung giá do văn phòng thừa phát lại tự quy định và niêm yết. Như vậy, quy định về phí dịch vụ lập vi bằng là tương tự với chi phí khác trong hoạt động công chứng (loại chi phí thứ ba được liệt kê ở trên).
Về lưu trữ
Về thời hạn lưu trữ, vi bằng và văn bản công chứng đều được lưu trữ hai mươi năm. Về địa điểm lưu trữ thì vi bằng được lập thành ba bản chính và được lưu trữ ở ba nơi gồm tại văn phòng thừa phát lại, người yêu cầu lập vi bằng và Sở Tư pháp nơi văn phòng thừa phát lại đặt trụ sở (thông qua thủ tục đăng ký vi bằng); văn bản công chứng không bị giới hạn về số lượng bản chính được lập nên có thể được lưu trữ ở nhiều nơi phụ thuộc vào số bản chính được lập và số lượng các bên liên quan tham gia giao dịch được công chứng nhưng về cơ bản, văn bản công chứng đươc lưu trữ bởi hai chủ thể là tổ chức hành nghề công chứng và khách hàng của tổ chức hành nghề công chứng. Ngoài ra, tuy không được một bên thứ ba lưu trữ như một thủ tục bắt buộc như hoạt động lập vi bằng nhưng hoạt động công chứng có hình thức lưu trữ riêng thông qua cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại Điều 62 Luật Công chứng năm 2014.
