Nếu bạn đang ở trong những tình
huống này hoặc tương tự thì những thông tin dưới đây có thể sẽ giúp ích cho bạn.
Xem xét các tình huống nêu trên,
chúng tôi nhận thấy có một điểm chung là sẽ cần thực hiện động tác thống kê, kiểm
kê tài sản. Không chỉ vậy, các biên bản kiểm kê cần đảm bảo sự chính xác và có
độ tin cậy cao. Ví dụ, trường hợp công ty đang cần tiếp nhận phòng làm việc của
nhân sự nghỉ việc thì cần phải có một biên bản mở khóa phòng, thống kê tài sản
bên trong; quá trình này cần được quay phim, chụp hình và ghi nhận cẩn thận để
tránh trường hợp nhân sự nghỉ việc kiện ngược lại công ty làm thất thoát tài sản
cá nhân còn để lại trong phòng.
Các biên bản tự lập như vậy có
giá trị gì không nếu lỡ may có tranh chấp?
Câu trả lời phụ thuộc vào người lập,
cách thức lập các biên bản này. Ở đây, chúng tôi tạm chia làm 2 loại kiểm kê chủ
yếu: Kiểm kê đơn phương và kiểm kê đồng thuận.
Kiểm kê đơn phương tức là chỉ có
một bên thực hiện kiểm kê và lập biên bản mà không có sự tham gia của bên đối lập
liên quan đến tài sản kiểm kê. Ví dụ, công ty kiểm kê phòng làm việc của nhân
viên nghỉ việc nhưng vắng mặt nhân viên này, chủ nhà kiểm kê tài sản của bên
thuê để lại trong khi người này đã bỏ đi, ngân hàng kiểm kê tài sản trong nhà đã
thu giữ nhưng bên thế chấp không có mặt… Loại biên bản này rất dễ bị phản bác
là không đảm bảo tính khách quan vì được lập bởi một trong 2 bên trong vụ việc
tranh chấp. Khi một bên đã không hợp tác dẫn đến phải lập kiểm kê đơn phương
thì lời khuyên là nên quay phim, chụp hình lại quá trình kiểm kê đồng thời tìm kiếm
thêm người khác (pháp lý gọi là “Bên thứ ba”) không liên quan đến tài sản, quan
hệ tranh chấp để cùng chứng kiến. Ví dụ, trường hợp kiểm kê tài sản trong căn hộ
chung cư do bên thuê để lại thì có thể đề nghị Ban quản lý nhà chung cư hỗ trợ
chứng kiến; nếu kiểm kê container tại kho bãi thì có thể đề nghị đại diện đơn vị
quản lý kho bãi chứng kiến…
Hình minh họa việc
kiểm kê tài sản
Kiểm kê đồng thuận tức là có đầy
đủ các bên liên quan đến tài sản kiểm kê cùng tham gia, ký tên vào biên bản kiểm
kê. Loại biên bản này hiếm khi bị chối bỏ bởi một bên đã tham gia; tuy nhiên vẫn
tiềm ẩn nguy cơ tranh chấp về các nội dung trong biên bản nếu biên bản được lập
sơ sài, không thể hiện chính xác, đầy đủ tình trạng các tài sản đã kiểm kê. Ví
dụ, khi kiểm kê tài sản của tòa nhà trước khi bên cho thuê bàn giao cho bên
thuê, ở hạng mục máy điều hòa, các bên chỉ ghi chung chung là “Số lượng: 20 máy
điều hòa; Tình trạng: Đang hoạt động” trong khi cần thiết phải thể hiện thêm một
số nội dung như: Nhãn hiệu, model, số serial, công suất, năm sản xuất (theo giấy
tờ mua bán), vị trí lắp đặt và hình ảnh của từng máy. Nguyên tắc là biên bản kiểm
kê càng chi tiết, rõ ràng thì khi xảy ra các khúc mắc, các bên sẽ có đủ thông
tin mà thương lượng giải quyết. Ngoài ra, trường hợp cần thiết thì các bên có
thể tìm đến một bên thứ ba để cùng chứng kiến, xác nhận biên bản bàn giao.
Dù là biên bản kiểm kê đơn phương
hay biên bản kiểm kê đồng thuận thì những tài liệu này về nguyên tắc vẫn được
xem là nguồn chứng cứ để tòa án xem xét khi có tranh chấp. Tuy nhiên, nếu một
trong 2 bên phản bác các tài liệu này thì Tòa án chỉ xem là chứng cứ khi nó đảm
bảo các thuộc tính của chứng cứ gồm tính khách quan, tính liên quan và tính hợp
pháp (nói một cách dễ hiểu là công nhận nội dung tài liệu đó là thật, liên quan
đến vụ án và giúp chứng minh, làm rõ được vụ án). Như đã nói ở trên, biên bản
kiểm kê đơn phương thường thiếu đi tính khách quan vốn có; biên bản kiêm kê đồng
thuận thường thiếu hụt tính liên quan nếu nội dung không rõ ràng, đầy đủ.
Có bên nào chuyên lập các biên
bản kiểm kê này không?
Qua kiểm tra các văn bản pháp luật
và kinh nghiệm thực tế thì chúng tôi thấy là chưa có. Hiện nay, tùy chức năng,
nhiệm vụ mà một số cơ quan, tổ chức có lập các biên bản kiểm kê, thống kê hoặc văn
bản khác có tính chất tương tự, ví dụ: Ban bồi thường giải phóng mặt bằng kiểm
kê tài sản của dân nhằm đền bù giải tỏa; cơ quan điều tra khám xét và lập biên
bản thu giữ tài sản của bị can; quản tài viên thực hiện kiểm kê tài sản của
doanh nghiệp, hợp tác xã mất khả năng thanh toán… Đây là những hoạt động kiểm
kê mang tính đặc thù, phục vụ cho công tác chuyên môn của các cơ quan, tổ chức
này mà không phải là một công việc mang tính dịch vụ, chuyên nghiệp “khi cần là
có”.
Tuy nhiên, vẫn có một người tuy
không thể giúp bạn lập biên bản kiểm kê nhưng sẽ làm chứng cho quá trình kiểm
kê, đó là các thừa phát lại. Các bạn dễ dàng tra cứu từ khóa này trên mạng và
tìm thấy cho mình một văn phòng thừa phát lại uy tín để được hỗ trợ.
Chúng tôi xin thông tin thêm về chức
danh này do sẽ có nhiều bạn thấy tên gọi có vẻ hơi lạ lẫm. Đây là một nghề luật.
Trên thế giới, nghề này rất phát triển và phổ biến đặc biệt là ở Pháp, Bỉ,
Lúc-xăm-bua, Ma rốc… Tùy thuộc vào pháp
luật của nước sở tại mà thừa phát lại sẽ có các công việc khác nhau nhưng tựu
trung lại thì họ thường có 3 nhóm công việc chính: Tống đạt (giao nhận) giấy tờ
của tòa án với đương sự, thi hành bản án của tòa án và làm chứng chuyên nghiệp.
Ở Việt Nam, các thừa phát lại phải có trình độ tối thiểu là cử nhân (đại học)
Luật và phải có tối thiểu 03 năm kinh nghiệm hành nghề luật, trải qua khóa đào
tạo thừa phát lại và kỳ thi sát hạch thừa phát lại trước khi được Bộ trưởng Bộ
Tư pháp bổ nhiệm.
Trở lại vấn đề mà bạn gặp phải ở
trên, thừa phát lại tại Việt Nam có thể sử dụng chức năng lập vi bằng (làm chứng
chuyên nghiệp) của mình để hỗ trợ bạn. Theo quy định, vi bằng là nguồn chứng cứ
để Tòa án xem xét để giải quyết tranh chấp và là căn cứ để các bên tiến hành
giao dịch. Đây thực chất cũng là một loại biên bản theo mẫu Nhà nước quy định
nhưng người lập là thừa phát lại; nội dung là ghi lại những gì mà thừa phát lại
có chứng kiến, ví dụ, trong vi bằng kiểm kê tài sản thì sẽ có thông tin: Thời
gian, địa điểm các bên kiểm kê tài sản, nội dung kiểm kê tài sản, hiện trạng
tài sản, đính kèm biên bản kiểm kê được các bên ký tên. Kèm theo vi bằng thường
sẽ có thêm đĩa vi tính chứa hình ảnh, video quay lại quá trình kiểm kê tài sản.
Theo quy định, Thừa phát lại lập vi bằng theo trình tự, thủ tục nhất định; nội
dung vi bằng phải đảm bảo tính “khách quan”, “trung thực”; sau khi lập xong thì
phải đăng ký vi bằng tại Sở Tư pháp nên đảm bảo tính “hợp pháp”.
Hình minh họa Thừa
phát lại lập vi bằng
Như vậy, với việc có thừa phát lại
tham gia chứng kiến, vi bằng và biên bản các bên lập khi kiểm kê (đính kèm vi bằng)
được xem là nguồn chứng cứ tin cậy, để Tòa án xem xét làm chứng cứ. Ngoài ra, với
tư cách là một người có chuyên môn pháp luật vừa có kinh nghiệm tham gia các vụ
việc kiểm kê tài sản, thừa phát lại sẽ đưa ra những tư vấn, khuyến nghị (trước
khi lập vi bằng) cho các bên để đảm bảo việc kiểm kê tài sản phù hợp quy định
pháp luật, biên bản kiểm kê có giá trị sử dụng khi phát sinh tranh chấp.
